Jeder Gastgeber, der eine gut organisierte Party veranstalten möchte, muss einige Zeit in die Planung der Party investieren. Viele Punkte müssen im Vorfeld organisiert werden. Selbstverständlich ist die Planung einer Hochzeit aufwendiger als die einer spontanen Gartenparty. In beiden Fällen müssen die Location, Essen und Trinken sowie die Dekoration geplant werden, nur in einem unterschiedlich großen Aufwand.
Zunächst legt der Gastgeber fest, in welcher Location er feiern will. Handelt es sich um eine Party in der eigenen Wohnung, dem eigenen Haus oder Garten, ist es für die Planung lediglich wichtig, dass ausreichend Platz sowie Tische und Stühle für die Gäste bereitstehen. Für eine Party, die in einem gemieteten Club oder Raum stattfinden soll, bedarf es etwas mehr Planung. Außerdem ist es wichtig, die Party bereits lange im Vorfeld zu planen und einen Termin festzulegen, wenn es sich bei der Location um ein sehr beliebtes Objekt handelt. Andernfalls ist es womöglich bereits ausgebucht und der Gastgeber ist gezwungen, auf einen anderen Termin oder eine andere Location auszuweichen. Des Weiteren ist die Planung der Location von der Anzahl der Gäste abhängig. Ist der Raum zu groß, fallen unnötige Kosten an und es wird kein Spaß aufkommen, weil die gute Stimmung in einem großen Raum bei nur wenigen Leuten sehr schnell verloren geht.
Dieser Punkt muss ebenfalls im Vorfeld geplant werden. Der Gastgeber legt fest, ob es auf der Party etwas zum Essen geben soll und wenn dem der Fall ist, ob dieses vom Gastgeber gekocht oder bei einem Party-Service in Auftrag gegeben wird. Diese Entscheidung ist von den Kochkünsten des Gastgebers sowie dem zur Verfügung stehenden Budget abhängig. Während der Planungen bezüglich der Verpflegung muss außerdem die Zahl der Gäste berücksichtigt werden, denn eine kleine Gruppe kann von einer einzelnen Person versorgt werden, aber keine große Partygemeinschaft. Ein Menü oder ein Buffet sollte bei einem Party-Service ausreichende Zeit vor der Party in Auftrag gegeben werden, weil diese den Auftrag an ihren Terminkalender anpassen müssen. Andernfalls sind diese bereits ausgeplant und die Party-Planung des Essens müsste für den Veranstalter der Party von vorne beginnen.
Auf einer Gartenparty unter Freunden nimmt die Planung der Dekoration nicht viel Zeit in Anspruch. Luftschlangen, Luftballons, Kerzen und Lampions werden während des Einkaufes besorgt und am Tag der Party verteilt. Auf einer Motto-Party hingegen, ist die Dekoration sehr wichtig und muss geplant werden, damit das Motto voll und ganz umgesetzt werden kann. Die Dekorationsartikel werden rechtzeitig gekauft sowie gebastelt und für die Dekoration am Tag der Feier wird zusätzliche Zeit eingeplant.
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